どのように会議を進めれば良いのか?会議の進め方

近況報告

会社で良く会議が行われていると思います。

昇進して役職が上がれば、会議を開く側になってくると思います。

しかし、最初は会議をどのようにすれば、会議がうまく進むのか?

最終的に何の時間だったのかわからない会議だった。なんてこともあると思います。

また、コロナウイルスに伴いZOOM会議やテレビ電話会議などが行われていると思います。

そうすると、より顔を合わせて会議をするよりも更に難しいと感じると思います。

そこで、会議の進め方についてお話いたします。

1.事前に何を決める会議なのか、目的を決める

会議を開くにあたって、本来であれば当たり前の何を決める会議なのかがあると思います。

しかし、会議の大半は何を決める会議なのかが無いものが多くあります。

そんなことないよ。と思う方もいらっしゃると思いますが、会議を開催しているあなたは分かっているかも知れませんが、あなた以外の参加者はどうでしょうか。

あなた以外の人は、会議の時間と場所とメンバーだけを知らされて何を決める会議なのか、把握していますか。

また、事前に考えをまとめて準備してきていますか?

そこまで、出来ていれば会議は自ずと進んで行きます。

まとめると

  • 何を決める会議かを事前に決めて会議をする
  • あなた以外の人にも事前に考えてこれるように伝える

これが大事になります。

会議は一人で行うものではないので、あたな以外の人が考えてこれるように準備してこれるようにすることです。

会議のゴールをイメージする

会議を始める前に、あなた自身が会議のゴールを分かっていますか?

何と何を決めて、何がどうなれば会議を終わって良いのかを主催するあなたが理解して、イメージすることが必要です。

ゴールのイメージがないと時間を消費しているだけになります。

そのため、時間通りの会議になります。

毎回同じ時間に始まって、同じ時間に終わる会議は目的とゴールのない情報共有会です。

会議を主宰するあなたは、ゴールのイメージを持って会議を開きましょう。

あなたの考えをまとめておくこと(事前に準備する)

先ほどの会議のゴールのイメージにも繋がりますが、あなたとの考えをまとめておきましょう。

事前に考え抜いておく必要があります。

特にコロナウイルスに伴いリモート会議、ZOOM会議などを行う場合は、考えに考え抜いておかないと話は進みません。

会議の場を考える時間だと考えると何回も同じテーマで会議をしないと行けなくなります。

そして、話した内容を決定する人も決めることです。

多数決などの決定方法がありますが、多数決で決めると時間がかかります。

そして、責任を取る人がいなくなります。

会議の内容を決定することは責任が伴います。

その内容を決定するにも事前の準備をしっかりしていないと決断できません。

最高責任者はあなたで、全ての責任はあなたにあります。

結果が出れば、参加したみんなの成果です。

責任のあるあなたは、事前準備と考え抜いておくことが必要です。

まとめ

意外と会議は、目的のない会議になっています。

会議をすることが目的になっています。

何を決めたい会議で、最高責任者はあなたです。

最終決定するのは、あたなです。または、あなたが決定する人を決定してください。

そのためには、事前に考え抜いて準備をしましょう。

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